Una de las primeras preguntas que surge al considerar digitalizar un archivo muerto es, naturalmente: ¿cuánto cuesta? La respuesta honesta es que no hay una tarifa única — el costo depende de varios factores específicos de cada proyecto — pero sí podemos explicarte cómo se determina, para que llegues a tu cotización con claridad sobre qué preguntar y qué esperar.
Factores que afectan el costo de digitalización
Volumen de documentos. El factor más determinante. No es lo mismo digitalizar 500 hojas que 50,000 — entre más volumen, generalmente el costo por página se reduce.
Estado físico del archivo. Documentos bien organizados y en buen estado se procesan más rápido que un archivo desordenado, con hojas dañadas, engrapadas en exceso, o sin ningún criterio de clasificación previo.
Nivel de indexación requerido. Escanear una hoja es solo una parte del trabajo. Definir cómo se va a organizar esa información digital (por expediente, por fecha, por nombre, con o sin subcategorías) también influye en el tiempo — y por lo tanto en el costo — del proyecto.
¿Se requiere OCR? Aplicar reconocimiento óptico de caracteres (para que el texto sea buscable, no solo una imagen) añade un paso adicional al proceso.
¿Qué pasa con el documento físico al terminar? Devolver el archivo físico, resguardarlo, o destruirlo de forma certificada son opciones distintas que pueden influir en el alcance del servicio.
Cómo se suele cotizar este tipo de proyecto
La forma más común en la industria es cotizar por volumen de hojas o por proyecto completo, después de conocer una muestra representativa del archivo. Es normal que el proveedor solicite ver (físicamente o en fotos) el estado del archivo antes de dar un número, precisamente porque el estado y tipo de documento cambian el tiempo de trabajo necesario.
Nuestra recomendación: desconfía de cualquier cotización “a ciegas” sin haber revisado al menos una muestra de tu archivo — el precio real casi siempre depende de ver el material primero.
En Servytoner cotizamos cada proyecto de forma personalizada, después de conocer el volumen y estado de tu archivo. Si quieres una idea clara del costo de digitalizar tu archivo muerto, escríbenos por WhatsApp y cuéntanos cuánto material manejas — con gusto te damos una cotización sin costo.